TC Design

Error & validation messaging guidelines

Owned by Tim Renczes (Unlicensed)
Last updated: Aug 21, 2024 by Dan Larmour
11 min read

Validation messages help users recognize, diagnose, and recover from errors. Validation messages should be:

  • expressed in plain language (no codes)

  • precisely indicate the problem, and

  • constructively suggest a solution (if not easily determined from the problem)

Scenarios and Examples

 

Common validation message wording

The following are some examples of common wording used. This wording is not an exhaustive list and does not cover all possible error conditions that could arise, as these are driven by the contents and business rules for any given page. Usage of this wording should always be considered in the context of the page and the question for which it is being applied. In particular, if several errors are presented together and could display the same message multiple times on a page, care should be taken to ensure that each message is unique.

Tips

  • For field-level errors, refer to the name of the field as it appears on the screen whenever possible. When users read the error message, it’s much easier associated with the field and more recognizable.

  • Capitalization of field names should be removed in favour of following the capitalization style of the error message (ie. Sentence case).

  • Use plain language

    • Information is ‘entered’, rather than ‘inputted'.

      • Avoid the translation of ‘entered’ to ‘saisit’ or ‘inscrire’ in French, which implies ‘inputted’ or ‘inscribed’ in English. It’s important that messaging be consistent in either language.

Avoid

  • Phrasing errors as questions.

  • Referring to the user in the first person using “you” or “your”, “me” or “my”. This can appear accusatory in tone.

    • “Enter the company name.” rather than “You did not enter the company name”.

  • Using the same error message for different fields on the same page. This makes it difficult to relate the message to the specific field(s) that caused the error, and some users relate the messages together and understand them as a single error.

    • “The start date of the reporting period must be entered in the YYYY-MM-DD format” and “The end date of the reporting period must be entered in the YYYY-MM-DD format” rather than “The reporting period must be entered in the YYYY-MM-DD format”

Mandatory field

This is used very sparingly when a page cannot be processed/continue without it.

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Mandatory field

  • Free-form input field



  • Information is required for a given field in order to continue.

Enter the {name of field}.

Entrez {le/la/votre nom du champ}.

Enter the first name of the company contact person.

Entrez le prénom de la personne de contact de l'entreprise.

Mandatory field

  • Currency

  • Information is required for a given field in order to continue.

  • Users may not be sure what to enter or may be hesitant



Enter the {name of field}. If unsure of the exact amount, enter your best estimate.

Entrez {le/la/votre nom du champ}. Si vous n'êtes pas sûr du montant exact, indiquez votre meilleure estimation.

Enter the total household income. If unsure of the exact amount, enter your best estimate.

Entrez le revenu total du ménage. Si vous n'êtes pas sûr du montant exact, indiquez votre meilleure estimation.

Mandatory field

  • Rostered

  • Information is required for a given field in order to continue.

  • Field is rostered (multiple fields with the same name are displayed on the screen)



Enter the {name of field} for {rostered item}.

Entrez {le/la/votre nom du champ} pour {article inscrit sur la liste).

Enter the business name for location 1.

Entrez le nom de l'entreprise pour l'établissement 1.

Mandatory field

  • Radio buttons/checkboxes with related textbox

  • Related textbox has no answer



  • Radio button or checkbox is selected, but no answer has been provided in the related textfield

‘Because {name of field}’ was selected, describe {description of desired input}.

Parce que {le/la/votre nom du champ} a été sélectionné, décrivez {description de la saisie souhaitée}.

Because “Other type of payment – specify” was selected, describe the other types of payment provided to affiliated companies.

Parce que ‘Autre type de paiement - préciser’ a été sélectionné, décrivez les autres types de paiement fournis aux entreprises affiliées.

Mandatory field

  • Radio buttons/checkboxes with related textbox

  • Related dropdown has no answer



  • Radio button or checkbox is selected, but no answer has been provided in the related dropdown

Because ‘{name of field}’ was selected, select the {description of desired input}

Parce que '{nom du champ}' a été sélectionné, choisissez la {description de l'entrée souhaitée}.

Because “Yes - specify” was selected, select the number of affiliated companies.”

Parce que ‘Oui - préciser}' a été sélectionné, choisissez le nombre d’entreprises affiliées.

Mandatory field

  • Date of birth that is split into its component parts



Enter the {day/month/year} of birth.

Entrez {le jour/le mois/l’année} de naissance.

Enter the day of birth.

Entrez le jour de naissance.

Mandatory field

  • Dropdown

  • A value is mandatory within a dropdown field

Select the {name of field}.

Sélectionner le {nom du champ}.

Select the dwelling type.

Sélectionner le type de logement.

Consistency check

This is used to inform users when information entered may not be consistent with other information previously entered.

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Consistency check

  • Totals not equal to parts

  • Numeric

  • Sum of the parts does not equal the total

  • Total should be displayed on the page



The {name of field} entered does not equal parts {start of line #} to {end of line #}. Verify and correct these answers if required.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées} n'est pas égal aux parties (a) à (f). Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

“The total land area entered does not equal parts (a) to (f). Verify and correct these answers if required.”

La superficie totale des terres entrée n'est pas égal aux parties (a) à (f). Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

Consistency check

  • Totals not equal to parts

  • Currency

  • Sum of the parts does not equal the total

  • Total should be displayed on the page



The {name of field} entered does not equal parts {start of line #} to {end of line #}. Verify and correct the amounts if required.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées} n'est pas égal aux parties (a) à (f). Vérifiez et corrigez ces montants si nécessaire.

The total assets entered does not equal parts (a) to (f). Verify and correct the amounts if required.

Le total des actifs entrés n'est pas égal aux parties (a) à (f). Vérifiez et corrigez ces montants si nécessaire.

Consistency check

  • Totals not equal to parts

  • Numeric

  • Sum of the parts does not equal the total

  • Total should be displayed on the page



The {name of field} entered does not equal the total of {description of parts}. Verify and correct these answers if required.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées} n'est pas égale au total de {nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées}. Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

The total land area entered does not equal the total of all other land areas entered. Verify and correct these answers if required.

La superficie totale des terres entrée n'est pas égale au total de toutes les autres superficies entrées. Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

Consistency check

  • Totals not equal to parts

  • Currency

  • Sum of the parts does not equal the total

  • Total should be displayed on the page



The {name of field} entered does not equal the total of {description of parts}. Verify and correct the amounts if required.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées} n'est pas égal au total de {nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées}. Vérifiez et corrigez ces montants si nécessaire.

The total assets entered does not equal the total of all other assets entered. Verify and correct the amounts if required.

Le total des actifs entré n'est pas égal au total de tous les autres actifs entré. Vérifiez et corrigez ces montants si nécessaire.

Consistency check

  • Totals not equal to parts

  • Percentage

  • Parts comprising a total do not equal 100%

  • Total should be displayed on the page



The {description of fields comprising the percentage} entered does not equal 100%. Verify and correct these answers.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrés/entrées} n'est pas égale à 100%. Vérifiez et corrigez ces réponses.

The sales breakdown entered does not equal 100%. Verify and correct these answers.

La ventilation des ventes entré n'est pas égale à 100%. Vérifiez et corrigez ces réponses.

Consistency check

  • Soft edit



  • Values entered are valid, but not considered ‘normal’

  • Use very sparingly and based on quantitative supporting data



The {name of field} entered seems {description, such as high, low, unusual}. Verify and correct these answers if required.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} {semble/semblent} {élevé/élevée/élevés/élevées/bas/inhabituel/inhabituelle/inhabituelles}. Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

The total land area entered seems high. Verify and correct these answers if required.

La superficie totale des terres entré semble élevée. Vérifiez et corrigez ces réponses si nécessaire.

Consistency check

  • Radio buttons/checkboxes with related textfield

  • Related textbox has answer on the same page



  • Radio button or checkbox selected does not match answer related to textfield

  • For users with Javascript turned off

{name or description of field selected} {“was”/”were”} indicated in question {question number}, but an answer was also entered for {name of field describing related textbox}. Verify and correct these answers.

Aucunes {nom du champ} {a été/ont étés}{indiqué/indiquée/indiquées} à la question 3, mais une réponse a également été entrée pour {nom du champ}. Vérifiez et corrigez ces réponses.

No related companies were indicated in question 3, but an answer was also entered for the number of related companies. Verify and correct these answers.

Aucunes entreprises liées ont été indiquées à la question 3, mais une réponse a également été entrée pour le nombre d'entreprises liées. Vérifiez et corrigez ces réponses.

Consistency check

  • Generic

  • Related answer on the same page



  • Information entered in one or more fields may not be consistent. with a related answer given.

  • Related answer is on the same page

The {name of field 1} {“selected” (if dropdown/radio button/checkbox)/”entered” (if textfield)} is inconsistent with {name/description of other fields} } {“selected” (if dropdown/radio button/checkbox)/”entered” (if textfield)}. Verify and correct these answers.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {sélectionnée/entré/entrée} est incompatible avec {le/la/l'/votre nom du champ} sélectionné. Vérifiez et corrigez ces réponses.

The province selected is inconsistent with the country selected. Verify and correct these answers.

La province sélectionnée est incompatible avec le pays sélectionné. Vérifiez et corrigez ces réponses.

Consistency check

  • Generic

  • Value selected isn't valid based on other selections on the page

  • Selection of one field is inconsistent with selection of another field

  • Fields are located on the same page

The {name of field} entered is not valid for the {name of field} selected.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} n'est pas valide pour {le/la/l'/votre nom du champ} {sélectionné/sélectionnée}.

The postal code entered is not valid for the province/territory selected.

Le code postal entré n'est pas valide pour la province ou le territoire sélectionné.

Invalid field

This is used to indicate when invalid information is provided for a given field.

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Situation

When to use

Wording structure

Sample wording

Invalid field

  • Number

  • No decimals

  • Validation of a numeric field requiring whole numbers



The {name of field} entered must be numeric.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} doit être numérique.

The telephone number extension entered must be numeric.

Le code de confirmation entré doit avoir 6 chiffres.

Invalid field

  • Number

  • No decimals

  • Must be a defined length



The {name of field} must be {length} digits.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} doit avoir {longeur} chiffres.

The confirmation code entered must be 6 digits long.

Le code de confirmation entré doit avoir 6 chiffres.

Invalid field

  • Number

  • Decimals

  • Validation of a numeric field requiring numbers to 2 decimal places



The {name of field} entered must be numeric to 2 decimal places.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} ne peut comprendre plus que deux décimales.

The retail pricing entered must be numeric to 2 decimal places.

Le prix de détail {entré/entrée} ne peut comprendre plus que deux décimales.

Invalid field

  • Domestic telephone number

  • Validation of domestic telephone numbers

  • Numbers entered do not conform to the 999-999-9999 format (or without dashes, 9999999999 format).



The {name of field} must be entered in the 999-999-9999 format.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} doit respecter le format 999-999-9999.

The telephone number entered must be in the 999-999-9999 format.

Le numéro de téléphone entré doit respecter le format 999-999-9999.

Invalid field

  • Canadian postal code

  • Validation of domestic postal codes

  • Numbers entered do not conform to the X9X X9X format (or without space, X9X9X9 format



The {name of field} must be entered in the X9X 9X9 format.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} doit respecter le format X9X 9X9.

The business postal code entered must be in the X9X 9X9 format.

Le code postal de l’entreprise entré doit respecter le format X9X 9X9.

Invalid field

  • Canadian & US postal/ZIP code

  • Validation of Canadian and US postal/ZIP codes

  • Numbers entered do not conform to the X9X X9X format (or without space, X9X9X9 format), 5 digit ZIP (99999), or 9 digit ZIP (99999-9999 or 999999999 without dash)



The {name of field} must be entered in one of the following formats: X9X 9X9, 99999 or 99999-9999.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée} doit respecter un des formats suivants : X9X 9X9, 99999 ou 99999-9999.

The postal/ZIP code must be entered in one of the following formats: X9X 9X9, 99999 or 99999-9999.

Le code postal/ZIP entré doit respecter un des formats suivants : X9X 9X9, 99999 ou 99999-9999.

Invalid field

  • Generic

  • Validation of any field where the information entered in the field does not match expected type or format



The {name of field} entered is not valid.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} n’est pas valide.

The e-mail address entered is not valid.

L’adresse de courriel entrée n’est pas valide.

Invalid field

  • Maximum range reached, or minimum value not reached

  • Values entered are either too high or too low



The {name of field} entered may not be greater than {maximum range}.

The {name of field} entered may not be lower than {minimum range}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} ne {doit/doivent} pas dépasser {intervalle maximal}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} ne {peut/peuvent} être inférieur à {intervalle minimal}.

The number of employees entered may not be greater than 500,000.

The number of employees entered may not be lower than 1,000.

Le nombre d'employés entrés ne doit pas dépasser 500,000.

Le nombre d'employés entrés ne peut être inférieur à 1,000.

 

Invalid field

  • Range

  • Values entered must be within a certain range



The {name of field} entered must be from {lower range} to {upper range}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} {doit/doivent} être compris entre 1 et 20.

The number of business locations entered must be from 1 to 20.

The annual sales entered must be from $0 to $1,000,000.

Le nombre d'établissements commerciaux entrés doivent être compris entre 1 et 20.

Le chiffre d'affaires annuel entré doit être compris entre 0 et 1 000 000 $.

Invalid field

  • Date

  • Validation of date fields

  • Date entered does not conform to the YYYY-MM-DD format, or MMMM D, YYYY formats



The {name of field} must be entered in either the YYYY-MM-DD format or MMMM D, YYYY formats.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} {doit/doivent} être dans les formats AAAA-MM-JJ ou MMMM J, AAAA.

The date of incorporation entered must be in either the YYYY-MM-DD or MMMM D, YYYY formats.

La date d'incorporation entrée doit respecter les formats AAAA-MM-JJ ou MMMM J, AAAA.

Invalid field

  • Date

  • Validation of date fields

  • Date is separated into its 3 components: day, month and year



The {day/month/year} of birth entered is not valid.

{Le jour/Le mois/L’année} de naissance {entré/entrée} n’est pas valide.

The year of birth entered is not valid.

L’année de naissance entrée n’est pas valide.

Invalid field

  • Date in past or too low

  • Date entered exceeds the allowable date



The {name of field} entered must occur before {date maximum in long date format}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} {doit/doivent} avoir lieu avant le {date maximal en format de date longue}.

The date of incorporation entered must occur before March 31, 2011.

La date d’incorporation entrée doit avoir lieu avant le 31 mars, 2011.

Invalid field

  • Date in past or too low

  • Date entered precedes the allowable date



The {name of field} entered must occur after {date minimum in long date format}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} {doit/doivent} avoir lieu après le {date minimal en format de date longue}.

The date of incorporation entered must occur after January 1, 2011.

La date d’incorporation entrée doit avoir lieu après le 1 janvier 2011.

Invalid field

  • Date field in may not be in the future

 

The {name of field} entered must not occur in the future.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} ne peut pas avoir lieu dans le futur.

The date of birth entered must not occur in the future.

La date de naissance entrée ne peut pas avoir lieu dans le futur.

Invalid field

  • 2 related date fields used in a date range

  • Dates are sequential



The {name of field 1} entered must occur after {name of field 2}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ 1} {entré/entrée/entrées} avoir lieu après la date de {le/la/l'/votre nom du champ 2}.

The fiscal period end date entered must occur after the fiscal period start date.

La date de fin de la période fiscale entrée doit avoir lieu après la date de début de la période fiscale.

Invalid field

  • 2 related date fields used in a date range

  • Dates are sequential and must in a specific date range

 

The {name of field} entered must occur between {start date} and {end date}.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} {doit/doivent} se situer entre {date de début} et {date de fin}.

The year of birth entered must occur between 2002 and 2022.

L’année de naissance entrée doit se situer entre 2002 et 2022.

Invalid field

  • Maximum length reached

  • The text entered is greater than the allowable length



The {name of field} entered may not be greater than {length of field} characters.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} ne {doit/doivent} pas dépasser {longueur du champ} caractères.

The comments entered may not be greater than 500 characters.

Les commentaires entrées ne doivent pas dépasser 500 caractères.

Invalid field

  • Corrupted file upload

 

The file chosen for the {name of field} appears to be corrupted. Choose another file to upload.

Le fichier choisi pour {le/la/l'/votre nom du champ} semble être corrompu. Choisissez un autre fichier à télécharger.

The file chosen for the project description appears to be corrupted. Choose another file to upload.

Le fichier choisi pour la description du projet semble être corrompu. Choisissez un autre fichier à télécharger.

Invalid field

  • May not contain any special characters

Only use if special characters can’t be encoded or handled transparently by an application due to security constraints.

The {name of field} entered may not contain any special characters such as <,>, %, etc… Only alphanumeric or numeric characters (A-Z, a-z, 0-9,.,_, -) may be entered.

{Le/La/L'/Votre nom du champ} {entré/entrée/entrées} ne {doit/doivent} pas contenir de caractères spéciaux tels que <,>, %, etc. Seuls des caractères alphanumériques ou numériques peuvent être entrées.

The comments entered may not contain any special characters such as <,>, %, etc… Only alphanumeric or numeric characters (A-Z, a-z, 0-9,.,_, -) may be entered.

Les commentaires entrées ne doivent pas contenir de caractères spéciaux tels que <,>, %, etc. Seuls des caractères alphanumériques ou numériques peuvent être entrées.

 

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